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Wie muss eine Lohn- und Gehaltsbrechnung übergeben werden?

Die Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform ist ein aufwendiger und damit kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind durch den Aufwand deutlich teurer als die elektronische Zustellung der Verdienstbescheinigung. Viele Unternehmen stellen daher auf eine digitale Gehaltsbescheinigung um. In diesem Zusammenhang stellt sich früher oder später immer wieder eine Frage:

Besteht ein Recht auf Gehaltsabrechnungen in Papierform?

Es gibt generell keine rechtlichen Vorschriften, die Unternehmen dazu zwingt, eine Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. In der Gewerbeordnung (GewO) ist rechtlich vorgeschrieben, dass Arbeitnehmern eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausgestellt werden muss. Im Gesetzestext steht wortwörtlich: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ (§ 108 GewO)

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung in Papierform entspricht ebenso der Textform, wie auch eine digitale Gehaltsabrechnung, beispielweise im PDF-Format. Beim „Erteilen der Textform“ muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Arbeitnehmer zum einen mit den entsprechenden technischen Möglichkeiten zum Empfang der Abrechnung über ein personalisiertes Postfach durch den Arbeitgeber ausgestattet ist und zum anderen muss der Arbeitnehmer mit dem Empfang auf diesem Wege einverstanden sein.

Mit der Umstellung auf digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen können sie einen deutliche Optimierung der Ablaufprozesse erzielen und ihre Prozesskosten dadurch spürbar senken. Sprechen Sie uns an!